El sales tax es familiar para prácticamente cualquier dueño de negocio en Estados Unidos.
Un negocio vende un producto o servicio taxable, añade sales tax a la transacción, el cliente paga el impuesto y posteriormente el vendedor lo remite a la autoridad tributaria estatal o local correspondiente.
El use tax, sin embargo, es mucho más fácil de pasar por alto.
Una compañía puede deber use tax aunque nunca le haya cobrado nada a un cliente e incluso cuando la factura del proveedor muestre:
Sales Tax: $0.00
Esto ocurre frecuentemente cuando un negocio:
Compra equipos o suministros a un proveedor de otro estado que no cobró sales tax
Adquiere productos taxable por internet sin impuestos
Compra inventario utilizando un resale certificate y posteriormente utiliza parte de ese inventario internamente
Utiliza un exemption certificate y después destina el bien a un uso no exento
Traslada propiedad taxable a otro estado donde se genera una obligación adicional
Pagó sales tax a una tasa inferior a la correspondiente en el lugar donde finalmente utilizará el bien
Regala inventario, mercancía promocional o muestras originalmente adquiridas tax-free para resale
Para negocios que operan en varios estados, el use tax puede convertirse en un problema importante de compliance porque frecuentemente aparece dentro de Accounts Payable, compras, inventario, Fixed Assets y gastos, no en el checkout donde normalmente pensamos en sales tax.
Esta guía explica qué son sales tax y use tax, cómo se diferencian, cuándo puede un negocio deber cada uno y qué controles pueden implementarse para reducir la exposición tributaria.
Importante: Las leyes de sales tax y use tax varían según el estado y, en algunos casos, según la jurisdicción local. Esta guía tiene fines informativos generales y no constituye asesoría legal o tributaria.
Respuesta rápida: ¿Cuál es la diferencia entre Sales Tax y Use Tax?
La forma más sencilla de entenderlos es:
El sales tax generalmente lo recauda el vendedor.
El use tax generalmente se genera cuando bienes o servicios taxable son comprados o utilizados sin haber pagado correctamente el sales tax requerido.
Ambos impuestos están diseñados para complementarse.
Veamos un ejemplo.
Escenario A
Un proveedor factura:
Equipo: $10,000 Sales Tax: $700 Total: $10,700
El impuesto fue cobrado en el momento de la venta.
Escenario B
El proveedor factura:
Equipo: $10,000 Sales Tax: $0 Total: $10,000
Si el equipo es taxable y no existe una exención válida, que el vendedor no haya cobrado impuesto no significa necesariamente que la compra sea tax-free.
El comprador podría tener que pagar use tax.
Esta diferencia constituye la base del sales and use tax compliance.
Sales Tax vs. Use Tax: comparación rápida
Sales Tax | Use Tax | |
¿Qué lo genera? | Una retail sale taxable | Uso, almacenamiento, consumo u otro evento taxable cuando no se pagó correctamente sales tax |
¿Quién normalmente lo recauda? | El vendedor | Frecuentemente lo autoevalúa el comprador, aunque remote sellers registrados también pueden cobrar use tax |
¿Quién soporta económicamente el impuesto? | Comprador/consumidor | Comprador/consumidor |
Ejemplo empresarial típico | Venta de mercancía taxable a un cliente | Compra de equipo a un proveedor que no cobró tax |
Compras fuera del estado | El vendedor puede cobrar si está obligado | El comprador puede deber use tax si el vendedor no cobra |
Inventario para resale | Generalmente puede comprarse tax-free con documentación válida | Puede generarse tax si el inventario se utiliza en lugar de revenderse |
¿Lo reporta el vendedor? | Generalmente | En determinadas situaciones |
¿Lo reporta el comprador? | Normalmente no cuando se cobró correctamente | Frecuentemente sí |
Tasa | Tasas estatales y locales aplicables | Generalmente complementa las tasas de sales tax, aunque las sourcing rules son importantes |
La terminología puede variar según el estado, pero el principio fundamental generalmente es el mismo:
una compra taxable no debería escapar del impuesto simplemente porque el vendedor no lo cobró.
Florida define el use tax como el impuesto debido por el uso o consumo de bienes o servicios taxable cuando sales tax no fue pagado en el momento de la compra. Washington utiliza un principio similar: los bienes utilizados en el estado están sujetos generalmente a sales tax o use tax, pero no a ambos sobre la misma obligación.
¿Por qué existe el Use Tax?
Sin use tax, una empresa podría potencialmente evitar impuestos comprando bienes taxable a proveedores ubicados fuera de su estado.
Imaginemos dos negocios en la misma ciudad.
Negocio A
Compra una computadora en una tienda local:
Computadora: $2,000 Sales Tax: $140
Negocio B
Compra la misma computadora a un proveedor de otro estado que no cobra sales tax:
Computadora: $2,000 Sales Tax: $0
Sin use tax, el Negocio B obtendría una ventaja tributaria simplemente por comprar el equipo a otro proveedor.
El use tax está diseñado precisamente para cubrir esa situación.
Si la compra es taxable y el vendedor no recaudó el impuesto correspondiente, el Negocio B puede estar obligado a calcular y remitir el use tax por sí mismo.
Por eso existen dos afirmaciones que nunca deben confundirse:
“El proveedor no me cobró sales tax.”
y
“La compra está legalmente exenta de sales tax.”
No significan lo mismo.
Sales Tax: principalmente una obligación de recaudación del vendedor
En una retail sale taxable normal, el vendedor debe determinar:
Si tiene una obligación de recaudar impuestos en esa jurisdicción
Si el producto o servicio vendido es taxable
Si el cliente califica para una exención
Qué jurisdicción y tasa corresponden
Cuánto impuesto debe cobrar
Cómo debe reportarse la transacción
Para ecommerce y multistate businesses, la primera pregunta frecuentemente involucra sales tax nexus.
Una compañía puede establecer nexus mediante presencia física, por ejemplo:
Oficinas
Empleados
Inventario
Warehouses
Propiedad
Determinados representantes o actividades
Pero también puede establecer economic nexus simplemente al superar el sales threshold definido por un estado.
Para analizar esos límites, consulta nuestra Guía 2026 de Economic Nexus Thresholds por estado para vendedores online.
Use Tax: frecuentemente una obligación del comprador
El use tax aparece muchas veces cuando el área de compras recibe una factura donde el proveedor no cobró sales tax.
Eso significa que el compliance de use tax normalmente se encuentra dentro de:
Accounts Payable
Purchasing
Procurement
Inventory
Fixed Assets
Expense Management
Corporate Credit Cards
Employee Reimbursements
y no necesariamente dentro del departamento de ventas.
Esta distinción es muy importante.
Una empresa puede tener controles excelentes sobre el sales tax que cobra a sus clientes y, al mismo tiempo, acumular una exposición considerable de use tax sobre sus propias compras.
¿Cuándo debe un negocio pagar Use Tax?
Existen varios escenarios extremadamente comunes.
1. Comprar equipo taxable sin pagar Sales Tax
Supongamos que un negocio de Florida compra:
Computer Equipment: $8,000 Sales Tax cobrado: $0
Los equipos se utilizarán en la oficina de Florida.
Si los equipos son taxable y no existe una exención aplicable, puede generarse Florida use tax porque la empresa está utilizando propiedad taxable en Florida sin haber pagado sales tax sobre la compra.
Florida identifica expresamente como situaciones de use tax las compras taxable realizadas sin pagar sales tax y los artículos taxable comprados fuera de Florida y posteriormente traídos o entregados dentro del estado.
La pregunta correcta no es:
“¿El proveedor me cobró sales tax?”
La pregunta correcta es:
“¿Esta transacción debía estar sujeta a impuestos?”
2. Compras realizadas fuera del estado
Este es uno de los escenarios clásicos de use tax.
Supongamos que una empresa de New York compra muebles de oficina a un proveedor ubicado en otro estado.
Furniture: $15,000 Sales Tax: $0 Delivery: New York
Si el vendedor no cobra New York tax y la compra es taxable, el negocio puede deber New York use tax.
New York identifica específicamente como situaciones potenciales de use tax:
Compras de taxable property o services fuera de New York
Compras por internet
Compras por catálogo
Compras telefónicas
cuando no se recaudó el impuesto correspondiente.
Que una transacción cruce una frontera estatal no la convierte automáticamente en tax-free.
3. Compras online donde el vendedor no cobra Tax
Las leyes de economic nexus y Marketplace Facilitator han incrementado enormemente la cantidad de remote sellers y marketplaces que cobran sales tax.
Aun así, los negocios continúan recibiendo facturas sin impuestos de:
Small remote vendors
Specialized manufacturers
Proveedores internacionales
Marketplace sellers
Independent suppliers
Equipment dealers
Software providers
Service providers
Si el producto o servicio es taxable en el estado donde será utilizado, el comprador debe determinar si necesita self-assess use tax.
Tanto New York como Washington identifican expresamente determinadas compras online sin sales tax como potenciales transacciones sujetas a use tax.
4. Comprar inventario para resale y después utilizarlo
Este es uno de los temas más importantes para:
Wholesalers
Retailers
Ecommerce companies
Distributors
Imaginemos que un retailer compra 100 sillas de oficina utilizando su resale certificate.
Costo por silla: $150 Total: $15,000 Sales Tax: $0
La compra puede ser completamente válida si las 100 sillas serán revendidas.
Pero meses después la empresa retira cinco del inventario y las coloca en su propio departamento de contabilidad.
Esas cinco sillas ya no están siendo mantenidas para resale.
Ahora están siendo utilizadas por el propio comprador.
Eso puede generar una obligación de use tax.
Florida indica expresamente que los bienes adquiridos tax-free para resale pueden generar use tax cuando posteriormente los utiliza el negocio. Texas establece un principio equivalente para mercancía comprada utilizando un resale certificate y después retirada para uso propio.
Por eso nunca debe considerarse un resale certificate como una tarjeta general para “comprar tax-free”.
Es una herramienta de exención para compras que realmente califican para resale.
Para comprobar documentación de clientes, consulta nuestra Guía 2026 para verificar un Resale Certificate en cada estado.
5. Utilizar inventario para muestras, promociones o regalos
Otro problema frecuente ocurre cuando mercancía originalmente destinada a resale termina siendo:
Entregada a empleados
Entregada gratuitamente a clientes
Utilizada para promociones
Utilizada para determinadas demostraciones
Donada
Distribuida como free samples
Consumida internamente
El tratamiento exacto varía según el estado, pero retirar inventario tax-free para un uso taxable puede generar una obligación de use tax.
Texas contempla específicamente determinadas muestras gratuitas tomadas de resale inventory como un taxable use, mientras que California también reconoce situaciones de use tax relacionadas con mercancía utilizada o entregada gratuitamente por la empresa.
6. Utilizar un Exemption Certificate y posteriormente cambiar el uso
Los resale certificates no son los únicos documentos que pueden generar este problema.
Supongamos que una compañía compra maquinaria utilizando un exemption certificate porque se utilizará en una actividad calificable como exenta.
Posteriormente, la maquinaria se traslada a otra operación que no cumple los requisitos de la exención.
Dependiendo de las reglas del estado, ese cambio de uso puede generar use tax.
Texas identifica expresamente esta situación: bienes adquiridos mediante un exemption certificate pueden generar use tax cuando posteriormente se destinan a un propósito no exento.
7. Haber pagado impuestos a otro estado, pero a una tasa menor
Use tax no significa necesariamente que se pagaron cero impuestos.
En ocasiones se pagó impuesto, pero no la cantidad suficiente.
Ejemplo
Purchase Price: $20,000 Tax pagado legalmente a otro estado: 5% = $1,000 Use tax aplicable en destino: 7% = $1,400
Posible diferencia:
$1,400 − $1,000 = $400
Muchos estados permiten un crédito por sales tax o use tax legalmente pagado a otra jurisdicción, sujeto a sus propias reglas.
California, por ejemplo, permite en determinadas circunstancias acreditar tax pagado a otro estado hasta el límite de la obligación de California. Washington también contempla créditos calificables.
Sin embargo, nunca debe asumirse que cualquier concepto llamado “tax” en otra factura automáticamente califica para ese crédito.
¿Cómo se calcula el Use Tax?
Aunque las reglas exactas cambian por jurisdicción, una fórmula simplificada sería:
Taxable Purchase Price × Applicable Use Tax Rate = Use Tax Due
Ejemplo
Equipment: $12,000 Applicable Rate: 7.5% Sales Tax Paid: $0
Use Tax:
$12,000 × 7.5% = $900
Si ya se hubieran pagado $600 de impuesto calificable a otra jurisdicción y el estado permitiera acreditar el monto completo:
$900 − $600 = $300
podrían quedar por pagar.
¿Qué tasa de Use Tax se utiliza?
Aquí comienza a complicarse el multistate compliance.
La tasa aplicable puede depender de:
Delivery location
Lugar donde la propiedad se utiliza por primera vez
Ubicación del negocio
State sourcing rules
County
City
Special Tax District
Washington, por ejemplo, establece que la tasa de use tax depende del lugar donde el artículo se utiliza por primera vez dentro del estado. California también considera relevante la ubicación de first use para determinadas compras realizadas fuera del estado.
Por eso una empresa no debería simplemente aplicar la tasa correspondiente a su headquarters sobre todas las compras sin impuestos.
¿Shipping y Freight pueden formar parte del Use Tax?
Potencialmente sí.
El tratamiento de shipping y handling varía considerablemente según el estado.
New York ofrece ejemplos donde el monto sujeto a use tax sobre una compra taxable incluye determinados shipping and handling charges.
Washington también contempla freight y handling dentro del valor sujeto a use tax en determinadas circunstancias.
Por eso tampoco es correcto calcular use tax tomando automáticamente solo el subtotal de mercancía de todas las facturas.
Para analizar shipping en profundidad, consulta nuestra Guía 2026: Are Shipping Charges Taxable? Sales Tax on Shipping by State.
Sales Tax, Seller's Use Tax y Consumer Use Tax
Los negocios pueden encontrarse con distintos términos.
Sales Tax
Generalmente recaudado por un vendedor sobre retail transactions taxable sujetas a las reglas del estado correspondiente.
Seller's Use Tax
Algunas jurisdicciones utilizan términos como seller's use tax para impuestos cobrados por determinados out-of-state o remote sellers sobre ventas entregadas dentro del estado.
Para el cliente, puede parecer prácticamente idéntico al sales tax tradicional en el checkout.
Consumer Use Tax
Generalmente se refiere al impuesto que el comprador debe calcular y reportar cuando el vendedor no recaudó correctamente el sales tax o use tax requerido.
Para los negocios, consumer use tax es normalmente el componente que se pasa por alto con mayor facilidad.
La terminología varía según la jurisdicción, por lo que siempre debe consultarse la definición utilizada por el estado correspondiente.
¿Economic Nexus elimina el Use Tax?
No.
Economic nexus ha provocado que una enorme cantidad de remote sellers tengan que registrarse y cobrar impuestos.
Eso reduce el número de transacciones donde el comprador necesita self-assess use tax.
Pero no elimina el concepto.
Seller tiene Nexus
Un remote seller supera el economic nexus threshold correspondiente.
El vendedor generalmente debe registrarse y cobrar el impuesto aplicable.
Seller no tiene obligación de recaudar
Un vendedor pequeño permanece por debajo del threshold y no tiene ningún otro nexus.
Si la venta es taxable y no existe una exención, el comprador todavía puede tener una obligación de use tax aunque el seller no estuviera obligado a recaudarlo.
Por tanto:
La obligación del vendedor de cobrar impuestos y la responsabilidad tributaria del comprador están relacionadas, pero no siempre son la misma pregunta.
¿Qué ocurre con compras realizadas mediante Marketplaces?
Grandes marketplaces como:
Amazon
Etsy
eBay
Walmart
recaudan impuestos sobre muchas transacciones bajo las Marketplace Facilitator Laws.
Pero una empresa no debería asumir automáticamente que todas sus compras realizadas mediante marketplaces están correctamente tratadas.
Pueden existir problemas como:
Product classification incorrecta
Exemption aplicada incorrectamente
Tax calculado para una ubicación equivocada
B2B transaction tratada como exenta sin documentación adecuada
Transacción fuera del alcance de determinadas marketplace rules
Diferencia de use tax por tasas
Para compras materiales, conviene revisar la factura real y no limitarse a asumir:
“Amazon se encargó del tax.”
Resale Certificates y Use Tax: la conexión que muchos negocios no ven
Un resale certificate responde a una pregunta muy específica:
¿Este comprador está adquiriendo esta propiedad para revenderla dentro del curso ordinario de su negocio?
No responde necesariamente:
“¿Esta compañía está exenta de sales tax?”
Son conceptos diferentes.
Supongamos una tienda de muebles.
Compra 1
100 mesas adquiridas para resale.
Se utiliza resale certificate.
Generalmente correcto.
Compra 2
10 escritorios adquiridos para la oficina administrativa del negocio.
Se utiliza el mismo resale certificate.
Potencialmente incorrecto, porque los escritorios serán consumidos por la propia empresa.
Compra 3
100 mesas compradas inicialmente para resale.
Después, tres se retiran del inventario y se colocan en la sala de conferencias.
Esas tres mesas pueden generar una use tax liability.
Florida, Texas, New York, California y Washington reconocen distintas versiones de este mismo principio.
¿Qué sucede si un cliente entrega un Resale Certificate después de haber pagado Sales Tax?
Ese es un problema diferente.
El vendedor no debería simplemente eliminar el impuesto de sus registros sin analizar:
Si el certificado es válido
Si la compra original realmente calificaba para resale
Si el impuesto ya fue remitido al estado
Si el seller puede devolver directamente el dinero
Si necesita presentar una amended return
Si puede reclamar un credit
Si el comprador debe solicitar el refund directamente
Para ese escenario, consulta nuestra guía ¿Puedes devolver Sales Tax después de que un cliente presenta un Resale Certificate? Guía 2026.
Ejemplo práctico de Use Tax para un Ecommerce Business
Imaginemos una compañía de ecommerce ubicada en Florida.
Durante el mes realiza las siguientes compras.
Compra A — Inventory for Resale
Inventory: $50,000 Resale Certificate válido Sales Tax: $0
No debería generarse inmediatamente use tax si la mercancía realmente se mantiene para resale.
Compra B — Computers
Computers: $8,000 El vendor cobró correctamente Florida tax.
Generalmente no debería existir use tax adicional sobre esa misma obligación.
Compra C — Warehouse Shelving
Shelving: $12,000 Out-of-state vendor Sales Tax: $0
La empresa debe determinar si corresponde self-assess Florida use tax.
Compra D — Inventory Withdrawn for Business Use
Costo de mercancía retirada: $1,500
Como la mercancía se compró originalmente tax-free para resale pero ahora será utilizada por la compañía, puede generarse use tax.
Compra E — Equipment Purchased in Another State
Equipment: $25,000 Tax pagado a otra jurisdicción: $1,250 Applicable Florida tax: superior
La empresa debe determinar si Florida permite acreditar el impuesto pagado y si todavía existe una diferencia.
Hay un detalle muy importante:
solo una parte de estos riesgos tiene relación con ventas realizadas a clientes.
La mayoría del use tax exposure nace de las propias compras de la compañía.
Por qué Accounts Payable es fundamental para el Use Tax
Muchas compañías consideran que sales tax pertenece exclusivamente al Sales Department.
Use tax demuestra que no.
El equipo de Accounts Payable puede convertirse en la última línea de defensa antes de que una factura sin impuestos se transforme en una futura audit liability.
Cuando se registran invoices, conviene identificar:
Vendor
Vendor Location
Ship-to Address
Type of Purchase
Taxability
Sales Tax Charged
Sales Tax Rate
Exemption Used
Use Tax Due
Use Tax Jurisdiction
Fixed Asset vs. Expense
Inventory vs. Internal Consumption
Esto se vuelve especialmente importante en negocios que procesan cientos o miles de facturas mensualmente.
Workflow recomendado para controlar Use Tax
Una empresa puede implementar un proceso mensual relativamente sencillo.
Paso 1 — Identificar compras sin Sales Tax
Generar un reporte de invoices y expenses donde:
Sales Tax = $0
Este es solamente el punto de partida.
No todas las transacciones con $0 de tax son incorrectas.
Paso 2 — Excluir transacciones legítimamente no taxable
Por ejemplo:
Inventory comprado correctamente para resale
Property específicamente exenta
Servicios legalmente no taxable
Compras realizadas por entidades correctamente exentas
Transacciones fuera de la jurisdicción tributaria
Es conveniente documentar por qué cada exclusión material es válida.
Paso 3 — Revisar las compras restantes
Prestar especial atención a:
Computers
Furniture
Equipment
Machinery
Tools
Office Supplies
Consumables
Software cuando sea taxable
Repairs cuando sean taxable
Promotional Items
Inventory Withdrawals
Paso 4 — Determinar la jurisdicción correcta
Identificar dónde el artículo fue:
Delivered
Stored
First Used
Consumed
de acuerdo con las reglas correspondientes.
Paso 5 — Comprobar si ya se pagó Tax en otra jurisdicción
Revisar las facturas del vendor.
Determinar si el estado permite un credit.
Paso 6 — Calcular Use Tax
Calcular cualquier obligación restante utilizando las tasas estatales y locales correspondientes.
Paso 7 — Reportar
Dependiendo del estado, el use tax puede reportarse:
Dentro del Sales and Use Tax Return regular
Mediante Consumer Use Tax Return
A través de una cuenta específica de Use Tax
Mediante otro mecanismo definido por el estado
Florida permite que determinados use-tax purchases sean reportados dentro del Sales and Use Tax Return del negocio. California también incluye un mecanismo de Purchases Subject to Use Tax.
Use Tax y Fixed Assets
Los Fixed Assets merecen atención especial porque frecuentemente son:
De alto valor
Comprados con poca frecuencia
Adquiridos a vendors especializados fuera del estado
Capitalizados en lugar de reconocerse inmediatamente como expense
Algunos ejemplos:
Machinery
Manufacturing Equipment
Servers
Computers
Office Furniture
Vehicles
Specialized Equipment
Warehouse Systems
Una sola compra de equipo de $250,000 sobre la cual no se pagaron los impuestos correctos puede crear mayor exposición que cientos de pequeñas facturas de suministros.
Un buen control mensual o trimestral consiste en reconciliar:
Fixed Asset Additions → Vendor Invoices → Sales Tax Paid → Use Tax Review
Use Tax y tarjetas de crédito corporativas
Las corporate credit cards son otro punto débil muy común.
Los empleados compran mediante:
Amazon
Online retailers
Tiendas locales
Industry websites
Out-of-state vendors
y posteriormente Accounting registra el monto total como expense.
Para cada compra material, la compañía debería conservar la factura o receipt donde aparezca claramente cuánto sales tax fue cobrado.
Un credit card statement que simplemente muestre:
$2,436.18
no permite determinar si la compra fue correctamente gravada.
Use Tax y Employee Reimbursements
Los gastos reembolsados a empleados también pueden generar problemas.
Supongamos que un empleado compra equipo mientras está viajando en otro estado y posteriormente presenta el receipt para reimbursement.
La empresa debe determinar:
¿Qué se compró?
¿Dónde será utilizado?
¿Se cobró tax?
¿De qué jurisdicción?
¿Existe un credit?
¿Queda use tax por pagar?
El hecho de que la empresa reembolse al empleado no elimina automáticamente el análisis de sales and use tax.
Use Tax en Software y Digital Products
Los negocios deben prestar especial atención aquí.
La taxability de:
Prewritten Software
SaaS
Digital Products
Data Processing
Information Services
Cloud Services
varía considerablemente entre estados.
Por tanto:
Sales Tax: $0
en una factura de software no significa automáticamente que ningún impuesto sea debido.
Pero antes de self-assess use tax, la empresa debe determinar primero si ese producto o servicio específico es taxable en la jurisdicción correspondiente.
Errores frecuentes de Sales Tax vs. Use Tax
Error #1: “El vendor no cobró tax, así que debe estar exento”
Incorrecto.
El vendor podría no haber tenido collection obligation, podría haberse equivocado o podría no contar con suficiente información.
Error #2: Utilizar un Resale Certificate como una exención general
Un resale certificate generalmente corresponde a compras que realmente serán revendidas.
No permite comprar gastos normales del negocio tax-free.
Error #3: Olvidar Inventory Withdrawals
Inventario comprado tax-free puede convertirse en taxable cuando se utiliza internamente.
Error #4: Ignorar Out-of-State Vendors
Las compras realizadas a otros estados son una de las fuentes clásicas de Consumer Use Tax.
Error #5: Pensar que las compras online son automáticamente tax-free
Internet no crea una exención general de sales tax.
Error #6: Pensar que cualquier Tax pagado a otro estado elimina Use Tax
Puede existir un crédito, pero diferencias entre tasas o reglas pueden dejar un saldo pendiente.
Error #7: Revisar solamente Accounts Payable
Las transacciones de use tax también pueden originarse en:
Credit Cards
Employee Expenses
Inventory
Fixed Assets
Procurement Systems
Error #8: Ignorar impuestos locales
El use tax puede incluir componentes estatales, county, city, district u otros impuestos locales.
Error #9: Esperar hasta una auditoría para calcular Use Tax
Reconstruir varios años de compras es considerablemente más difícil que realizar una revisión mensual.
Por qué el Use Tax importa durante una Sales Tax Audit
Una sales tax audit no necesariamente revisa solamente los impuestos cobrados a los clientes.
Los auditors también pueden revisar las compras realizadas por la compañía.
Entre las áreas que pueden recibir atención están:
Vendor Invoices
Fixed Assets
Purchases With No Sales Tax
Resale Certificates
Exemption Certificates
Credit Card Expenses
Inventory Withdrawals
Intercompany Transfers
Tax Paid to Other States
Una compañía podría haber cobrado perfectamente todo el sales tax correspondiente a sus clientes y aun así recibir un assessment porque no acumuló use tax correctamente sobre sus propias compras.
Por eso, Sales Tax Compliance debe analizarse desde ambos lados del General Ledger:
Revenue Side → ¿Cobramos correctamente el impuesto?
Expense/Asset Side → ¿Pagamos o acumulamos correctamente el impuesto?
Ejemplos por estado
Florida
Florida impone use tax sobre bienes o servicios taxable utilizados o consumidos en el estado cuando sales tax no fue pagado.
Entre los ejemplos identificados expresamente por el Florida Department of Revenue están:
Artículos taxable comprados en Florida sin sales tax
Propiedad taxable comprada fuera de Florida y posteriormente traída o entregada al estado
Propiedad comprada tax-free para resale pero posteriormente utilizada por el negocio
Florida también aclara que su Annual Resale Certificate no debe utilizarse para comprar ordinary office equipment, computers, supplies u otros bienes destinados al uso del propio negocio.
Texas
Texas contempla varios escenarios de use tax, incluida mercancía adquirida con un resale certificate que posteriormente se utiliza en lugar de revenderse.
El Texas Comptroller también exige distinguir entre mercancía adquirida legítimamente para resale y artículos que realmente serán utilizados por la propia compañía.
California
California generalmente aplica use tax cuando tangible personal property es adquirida para use, storage o consumption en California y no se cobró correctamente California tax.
Los negocios pueden reportar determinadas operaciones como Purchases Subject to Use Tax, y qualifying tax pagado a otro estado puede potencialmente generar un crédito bajo las reglas de California.
New York
New York identifica obligaciones de use tax relacionadas con:
Out-of-State Purchases
Internet, Catalog and Telephone Purchases
Inventory Withdrawn for Business Use
Certain Taxable Services
Property Used in Another Local Taxing Jurisdiction
New York también destaca que la tasa local aplicable puede depender del lugar donde finalmente se utilice el bien o servicio.
Washington
Washington generalmente aplica use tax cuando bienes o determinados servicios se utilizan dentro del estado y retail sales tax no fue pagado.
Entre los ejemplos se encuentran:
Untaxed Internet Purchases
Property Bought in Another State
Goods Acquired Using a Reseller Permit and Later Consumed
Purchases Made in Jurisdictions With No Sales Tax or a Lower Rate
Washington generalmente determina la tasa según el lugar donde la propiedad es utilizada por primera vez.
Sales and Use Tax Compliance Checklist para negocios
Este checklist puede incorporarse al monthly closing:
Revisar compras sin sales tax
Determinar si cada compra material es taxable
Revisar facturas de out-of-state vendors
Revisar Internet purchases
Revisar Fixed Asset additions
Revisar corporate credit cards
Revisar employee reimbursements
Identificar inventory withdrawn for internal use
Identificar samples, gifts y promotional merchandise
Verificar uso correcto de exemption certificates
Verificar uso correcto de resale certificates
Determinar la jurisdicción donde se utiliza la propiedad
Revisar tax pagado a otros estados
Calcular cualquier credit permitido
Accrued remaining use tax
Reportar use tax en el return correspondiente
Conservar invoices y supporting documentation
Reconciliar use-tax accruals con returns presentados
El principio más importante
Una factura que dice:
Sales Tax: $0
no significa necesariamente:
Tax Due: $0
Puede significar:
El comprador debe determinar si corresponde pagar Use Tax.
Esa es la razón fundamental por la que los negocios necesitan procedimientos para revisar sus propias compras en lugar de depender exclusivamente del tratamiento aplicado por sus proveedores.
Conclusión
Sales tax y use tax son dos componentes de un mismo sistema de cumplimiento tributario.
El sales tax generalmente es recaudado por el vendedor cuando ocurre una transacción taxable.
El use tax generalmente funciona como respaldo cuando bienes o servicios taxable son utilizados, almacenados o consumidos sin haber pagado correctamente el sales tax correspondiente.
Para las empresas, algunas de las situaciones con mayor riesgo incluyen:
Out-of-State Purchases
Internet Purchases Without Tax
Equipment and Fixed Assets
Inventory comprado para resale y posteriormente utilizado internamente
Uso incorrecto de exemption o resale certificates
Promotional Merchandise y Giveaways
Compras donde se pagó insuficiente tax a otra jurisdicción
Vendor invoices registradas automáticamente sin revisar su taxability
Por eso un buen proceso de Sales and Use Tax Compliance debe analizar simultáneamente:
lo que el negocio vende y lo que el negocio compra.
¿Necesitas ayuda con Sales and Use Tax Compliance?
Gestionar sales tax y use tax se vuelve considerablemente más complejo cuando una empresa comienza a operar en varios estados, aumenta su número de proveedores, compra equipos o vende mediante múltiples canales.
Capital Edge Firm ayuda a negocios con sus necesidades de sales tax compliance, incluyendo:
Sales and Use Tax Filings
Multistate Sales Tax Review
Economic Nexus Analysis
Transaction Review
Use Tax Analysis
Resale and Exemption Certificate Documentation
Sales Tax Account Reconciliation
Ecommerce Sales Tax Considerations
Si tu compañía realiza compras o ventas en varios estados y no estás seguro de si los impuestos fueron correctamente collected, paid or accrued, contacta a Capital Edge Firm para evaluar tus necesidades de Sales and Use Tax Compliance.
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